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超详细的外贸业务流程

2017-07-28 / 作者: / 来源: / 浏览量:

一,客户询盘:一般在客户下订单之前,都会有相关的order inquiry给业务部,做一些细节的 了解。

二,报价:业务部及时回复客人查询,确定货物品名,型号,生产厂家,数量,交货期,付款方式,包装规格及柜型等,Performa Invoice给客户做正式报价。

三,得到订单:经过洽谈,收到客户的正式订单Purchase Order.

四,下生产订单:收到客人的订单确认后,给工厂下订单,安排生产计划。

五,业务审批:业务部收到订单后,首先要做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写,尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件,与工厂的收购合同。审核表要有业务员签名,部门经理审批,再教管理部门人员审批后才能执行。如金额较大的,或预付款和佣金等条款的,要经公司总经理审批才行。合同审批之后,制成销售订单,交给部门跟单员跟进。

六,下达生产通知:业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产:

A,如果是L/C付款的客户,通常是在交货期前一个月确认L/C已经收到,收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保证,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人改证。

B,如果是T/T付款的方式,要确认定金已经到账。

C,如果是放账客户,或通过银行D/A等方式收汇的,需经理确认。

七,验货:

A,在交货期前一周,要通知公司验货员验货。

B,如果客人要自己或指定验货人员来验货的,需在交货期一周前,约客户查货并将查货日期告诉计划部。

C,如果客人指定由第三方验货公司或公证行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。

八,制备基本文件:工厂提供的装箱资料,制作出口合同,出口商业发票,装箱等文件(应由业务跟单员制作,交给单证员)。

九,商检:如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单是要说明商检要求,并提供出口合同,发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸,便于工厂办理商检。应在发货之前一周拿到商检换证凭单/条。

(以下是船务流程)

十,租船订仓:

A,如果跟客户签定的合同是FOB CHINA条款,通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽快与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸,船期等情况,确认工厂的交货能够早与开船期至少一周以前,以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面订仓通知。(ing order),通常在开船一周前可拿到订仓纸。

B,如果由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期,运价,开船口岸等。经比较,选择价格优惠,信誉好,船期合适的船公司,并告诉业务员通告给客户。如客户不同意时要另选客户认可的船公司。开船前两周书面订仓,程序同上。

C,如果客户不够一个小柜,要走散货时,向货代公司定散货仓位,拿到入仓纸时,还要了解截关时间,入仓报关要求,内容等。

D,向运输公司定仓时,一定要传真书面订仓纸,注明所定船期,柜型及数量,目的港等内容,以避免差错。

十一,安排托柜:

A,货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜。拖车公司应选择安全可靠,价格合理的公司签订协议长期合作,以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料:订仓确认书/放柜纸、船公司、订仓号、托柜委托书、注明装柜时间,柜型及数量、装柜地址、报关行、及装船口岸等。如果有验货公司看装柜,要专门声明,不能晚到。并要求要回传一份上柜资料,列明柜号,车牌号,司机及联系电话等。

B,传真一份装车资料给工厂,列明上柜时间,柜型,定仓号,订单号,车牌号以及司机联系电话。

C,要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间、实际装货数量等,并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。

十二,委托报关:在托柜同时将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前),委托报关时,应提供一份装柜子资料,内容包括所装货物及数量,口岸,船公司,订仓号,柜号,船开截关时间,拖车公司,柜型及数量,本公司的联系人和电话等。

十三,获得运输文件:

A,最迟在开船两天内,要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按照L/C或客人的要求来做,并给出正确的货物数量,以及一些特殊的要求等,包括要求船公司随同提单出的船证明等。

B,督促船公司尽快出提单样板和运费账单。仔细核对样本无误后,向船公司书面确认提单内容。如果提单需客户确认的,要先传真提单样本给客户,得到确认后再要求船公司出正本。

C,及时支付运杂费,付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。

十四,准备其他文件:

A,商业发票:L/C要求提供的文件中,对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后,交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同,小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来,要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证,一般要提前20天办理。

B,FORMA原产地证书:FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前,在发票日期之后。未能在发货之前办理的,要办理后发证书,需提供报关单,提单等文件。经香港转运的货物,FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签,证明未在港对货物进行再加工。

C,一般原产地证:一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签,也和发票一样要提前20天办理。

D,装运通知:一般是要求在开船后几天之内,要通知客人发货的细节,包括船名,航班次,开船日,预计抵港日,货物及数量,金额,包装件数,唛头,目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明,如传真报告书,发函底单等,注意按客人要求的时间内办理。

E,装箱单:装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量,每箱的毛重,净重,外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号,以便于客人查找。装箱单的重量,体积要于提单相符。

十五,交单:

A,采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付。

B,采用T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。

C,如果T/T收汇的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。

十六,业务登记:每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等。

十七,文件存档:所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。

十八,单证员平时应收集运价变动,船期,航线等信息,为业务员报价提供帮助。

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